Estrategia de cobranza

Si alguien tiene la oportunidad de comenzar a planificar una Estrategia de Cobranzas desde cero se dará cuenta que se le plantean 5 elementos que están íntimamente relacionados

1. Recuperación Anticipada
2. Definición de rentabilidad
3. Establecimiento de límites temporales en la gestión.
4. Planteo de la Estrategia de Cobranzas. Aspectos a tener en cuenta
5. Presentación de informes Tipos de herramientas para la inteligencia de cobranzas ( Collection Tools )

Trataremos de aislarlos para visualizar de mejor forma la importancia de cada uno de ellos

1. Recuperación Anticipada

Existe un lapso temporal entre el día en que el cliente dejó de pagar su vencimiento y el día en que decidimos comenzar la gestión de cobranzas con contacto personal.

Consideramos que ese período de tiempo es óptimo para aplicar herramientas tecnológicas que brinden solución al volumen de gestión que debe enfrentarse en estos primeros momentos. Podemos hablar de llamadas con IVR, envío de mensajes a direcciones de mail o SMS por citar a los más importantes.

2. Definición de rentabilidad

El paso de una recuperación anticipada con herramientas tecnológicas a una gestión con contacto personal no debería definirse en forma aleatoria sino que debería basarse en las restricciones impuestas por un análisis de rentabilidad.

Si bien el análisis de rentabilidad se encuentra implícitamente en toda la cadena de cobranzas que estructuremos, creemos que, es vital a la hora señalar el corte entre el fin de la gestión automática y el comienzo del contacto personal. De hecho, una buena gestión automática nos permite dimensionar de la forma más eficiente posible a nuestros equipos y, de esta forma, profundizar y mejorar su gestión.

3. Establecimiento de límites temporales en la gestión

Hemos definido un proceso de recuperación anticipada y analizado el momento en que dicho proceso se agota para dar lugar a una gestión de contacto personalizado. A partir de allí es donde comenzamos a moldear las fases de tiempo en las que se implementarán distintos tipos de estrategias para llegar a un recupero efectivo o al fin de la gestión.

4. Planteo de la Estrategia de Cobranzas

Aspectos a tener en cuenta:

El nivel del desarrollo tecnológico de la empresa.

El lapso horario de gestión diaria.

La capacidad de gestionar en forma rápida.

El profesionalismo de sus operadores.

La capacidad de generar reportes de gestión.

El Software de Gestión de Cobranzas y las Herramientas de Inteligencia que permitan un enfoque sistemático integrado, que vincule la estrategia de la empresa a los procesos y actividades básicas.

Saber usar la información almacenada en la base de datos de la Empresa, la cual debe estar organizada de manera tal que su lectura sea práctica, en gráficos fáciles de analizar, permitiendo la toma de decisiones de manera mucho más rápida y precisa. Para que el análisis de datos de una empresa pueda convertirse en una herramienta útil, la empresa debe entender sus metas, objetivos e intencionalidad. Esencialmente debe conocer la dirección deseada de la gestión. Para ayudar con este análisis, la experiencia permite establecer indicadores clave de desempeño para evaluar el estado actual de la gestión y determinar un curso de acción.

Definir objetivos estratégicos y luego, medir y gestionar el cumplimiento de esos objetivos.

Plantear Métricas e Indicadores de Cobranzas clave (KPIs) en inglés Key Performance Indicators, que ayudan a las compañías a controlar la eficiencia de los proyectos y los objetivos operativos.

Las Métricas e indicadores son fundamentales para el establecimiento de prioridades de lo que tiene que ser la metodología utilizada.

La sabiduría popular dice que no se puede gestionar lo que no se puede medir. La identificación de los indicadores clave fruto de la experiencia recogida de la operatividad de la Empresa y determinación de la forma en que se van a medir, ayudan a las organizaciones a monitorear el desempeño a través de un gráficos de control, sin ser inundado por un exceso de datos, una situación que padecen la mayoría de las empresas.

5. Presentación de informes. Herramientas para la inteligencia de cobranzas (Collection Tools)

Las herramientas para la inteligencia de cobranzas permiten:

Presentación de informes y software de consulta. Son herramientas que extractan, clasifican, resumen y presentan los datos seleccionados en Gráficos y Planillas.
 
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